Услуги по обработке счетов

Специальные услуги Ricoh помогут усовершенствовать процессы обработки счетов благодаря внедрению эффективных и отслеживаемых технологий.

Наши услуги предусматривают ряд преимуществ:

• Сокращение затрат на электронергию, бумагу и почтовое обслуживание вследствие перехода к электронной обработке счетов
• Экономия времени благодаря оптимизации ручных рабочих процессов и увеличение скорости обработки счетов
• Повышение производительности благодаря высвобождению времени сотрудников для решения других рабочих задач
• Усовершенствованное управление денежными потоками и четкий контроль средств, получаемых и расходуемых компанией
• Повышение экологичности благодаря переходу на безбумажную обработку счетов
• Более надежная защита документов вследствие снижения рисков, связанных с физической транспортировкой и хранением

• Передача исходящих счетов в электронном или бумажном виде
• Переход на электронную обработку счетов со скоростью, соответствующей требованиям ваших клиентов
• Автоматическое форматирование, сортировка и доставка счетов в удобном формате

• Получение всех входящих счетов в разном формате, включая бумажный, цифровой и электронный
• Преобразование всех электронных писем в цифровой формат для передачи в систему бухучета компании в виде электронного счета

Пример использования 1. Решение Ricoh повышает эффективность на 63%

Решение Ricoh по цифровой обработке счетов помогло поставщику коммунальных услуг в управлении международной цепочкой поставок. С помощью автоматизированной системы упростились процессы проверки и утверждения счетов, а также сократились временные затраты на обработку счетов поставщиков.

Используемые этим поставщиком коммунальных услуг системы ручной обработки бумажных счетов были неэффективными и требовали больших затрат времени. Компании необходимо было найти более эффективное решение для обработки счетов, которое обеспечило бы автоматизацию ручных систем, упростило процесс утверждения и гарантировало своевременную оплату счетов поставщиков без необходимости обработки бумажных документов.

Благодаря глубокому пониманию бизнес-потребностей и требований клиента компании Ricoh удалось реорганизовать процесс. Мы внедрили интеллектуальное цифровое решение для автоматизации процессов утверждения счетов, которое интегрировалось непосредственно в существующие системы компании, обеспечивая предоставление точной финансовой информации в режиме реального времени.

Пример использования 2. Производитель спортивной одежды экономит 3 млн евро в год благодаря услугам по выставлению счетов

Затраты клиента компании Ricoh, известного производителя спортивной одежды, на доставку бумажных счетов и выписок составляли 4 млн евро в год.

Управление обработкой счетов осуществлялось централизованно. Сотрудники ежедневно печатали счета, вкладывали их в конверты, сортировали по странам и отправляли по почте. Другие документы по сделкам (выписки по счетам и подтверждения заказов) подготавливались ежемесячно.

Признав неэффективность существующих процессов и их зависимость от обработки вручную, компания обратилась в Ricoh с просьбой об оптимизации систем управления и контроля и снижении производственных затрат.

Сейчас производитель спортивной одежды передал обработку счетов на аутсорсинг компании Ricoh. Данные о транзакциях, создаваемые системой управления заказами компании, сейчас обрабатываются сотрудниками Ricoh и используются для создания электронных счетов. Затем, в зависимости от предпочтений конечного клиента, счета можно загрузить на веб-портал для просмотра онлайн или распечатать и отправить обычным способом.

Сейчас компания планирует перевести 80% клиентов на электронную обработку счетов. Такой переход обеспечивает экономию 3 млн евро в год и соответствует политике компании в области защиты окружающей среды.